Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas – nemenkas iššūkis, kuris ne visuomet įveikiamas net ir turint komandoje teisininką. Koją pakišti gali tiek praleistos reglamento naujovės, tiek netyčinė klaida, padaryta kurio nors darbuotojo. Vis dėlto įmonės, norinčios apsisaugoti nuo galimų BDAR pažeidimų geriau, tai tikrai gali padaryti. Duomenų apsaugos auditas, atliekamas būtent šios srities ekspertų, padeda pasiruošti institucijų patikrinimams ir išvengti nemalonumų. Ką reikėtų žinoti apie šį auditą?
Kuo jis naudingas?
Tokia paslauga kaip auditas gali kelti įvairių dvejonių – juk ji kainuoja ir jai reikia deramai pasiruošti. Tačiau įmonės, nusprendusios investuoti į geresnę reikalavimų atitiktį, lieka patenkintos dėl vertingų pranašumų. Dėl audito:
- Sutaupoma komandos narių laiko ir kitokių resursų, reikalingų savarankiškam atitikties įsivertinimui. Audito metu įvertinama daug skirtingų aspektų, susijusių tiek su personalu, tiek su klientais. Jei įmonė yra tarptautinė arba bendrauja su užsienio partneriais, niuansų tik dar padaugėja.
- Sumažinama teisminių ginčų tikimybė. Atsakingai įvertinus kokybiško audito rezultatus ir vadovaujantis kompetentingų specialistų patarimais, lieka mažesnė rizika, jog kažkurie duomenys liks neapsaugoti.
- Tinkamai pasiruošiama galimiems rūpesčiams. Audito metu išryškėja silpniausios įmonės vykdomos duomenų apsaugos politikos vietos. Nespėjus jų sustiprinti, bent jau žinoma, kur galėjo atsirasti spraga. Dėl teisininkų rekomendacijų dažniausiai žinoma, kaip, kada į pažeidimus sureaguoti – juk tai taip pat yra duomenų apsaugos dalis, kurią reikia numatyti.
Jei siekiama nepriekaištingo paslaugos rezultato, duomenų apsaugos auditas [1] turėtų būti patikėtas atsakingai parinktiems ekspertams. Jie ne tik nurodys, bet ir padės pašalinti riziką keliančias duomenų apsaugos politikos vietas. Dėl šios priežasties auditą naudinga atlikti ne kartą, o periodiškai.
Kas gali būti tikrinama audito metu?
Ši teisininkų paslauga gali šiek tiek skirtis, priklausomai nuo audituojamos įmonės veiklos specifikos. Vis dėlto dažniausiai auditas apima:
- Bendrą vidinį taisyklių patikrinimą. Jo metu analizuojama, ar sudarytos duomenų apsaugos taisyklės, ar jų tinkamai laikomasi, ar apie jas informuoti visi su tuo susiję darbuotojai (senbuviai ir nauji). Įvertinama, ar apskritai renkami būtini duomenys, ar jie perduodami (parodomi ar persiunčiami) kitiems valdytojams teisėtai, laikantis taisyklių.
- Papildomą dėmesį komercijai. Įvertinama ne tik tai, kaip, kokiu būdu bei kam perduodami duomenys. Atsižvelgiama į tai, kaip vykdoma įmonės rinkodara – ar vartotojai deramai informuojami el. svetainėje, sistemose, ar privatumas saugomas siunčiant klientams, partneriams žinutes, el. laiškus ir panašiai.
- Dėmesį kitų šalių apribojimams. Nustatoma, ar tvarkydama kitų šalių gyventojų duomenis, įmonė nepažeidžia specifinių tos šalies duomenų apsaugos reikalavimų.
Auditas nėra tiesiog patikrinimas, kurio metu nustatoma duomenų apsaugos būklė. Tikslas – ne tik įsivertinti, bet ir sekti pokyčius, laiku prie jų pritaikyti savo taisykles. Dėl to verta ir auditą patikėti ne tiesiog geriausią kainą pasiūliusiam teisininkui, o patyrusiai advokatų komandai – ji padės išvengti rūpesčių tiek tiesiog vykdant veiklą, tiek susidūrus su keblumais.