Laiko valdymas – tai viena svarbiausių kompetencijų tiek asmeniniame gyvenime, tiek profesinėje veikloje. Kiekvienas žmogus, nepriklausomai nuo savo profesijos, nori pasiekti kuo daugiau per kuo trumpesnį laiką, tačiau dažnai susiduriame su iššūkiais, kai darbai kaupiasi, terminai artėja, o produktyvumas nepasiekia norimo lygio.
Kiekvienas, kuris nori geriau valdyti savo laiką, turėtų apsvarstyti darbo kalendoriaus naudojimą. Tinkamai sudarytas darbo kalendorius ne tik padeda efektyviai paskirstyti užduotis, bet ir didina darbo našumą bei sumažina stresą. Plačiau apie laiko planavimo aspektus pasakoja žmogiškųjų išteklių specialistė Rūta.
Kas yra darbo kalendorius ir kaip jis veikia?
Darbo dienų kalendorius 2024 – tai įrankis, kuris skirtas užduočių, susitikimų, terminų ir darbo valandų planavimui. Jis gali būti tiek fizinis (popierinis), tiek skaitmeninis (pavyzdžiui, naudojant „Google Calendar“, „Outlook“, „Trello“ ir kitus įrankius).
„Skirtingai nei paprastas asmeninis kalendorius – darbo kalendorius apima ne tik kasdienes užduotis, bet ir didesnes veiklas, kaip projektų etapus, susitikimus, konferencijas, atostogų laikotarpius ir kt. Darbo kalendoriaus pagrindinis tikslas – padėti žmonėms sistemingai susidėlioti užduotis pagal prioritetus, kad būtų išvengta klaidų ir pavėluotų darbų“,- nurodo Rūta.
Planuojant dieną, savaitę ir mėnesį…
Vienas iš pagrindinių darbo kalendoriaus privalumų yra galimybė efektyviai planuoti savo laiką. Turėdami aiškų vaizdą apie užduotis ir susitikimus – darbuotojai gali geriau įvertinti savo laiką ir užtikrinti, kad jų diena bus produktyvi.
Pavyzdžiui, jei žmogus žino, kad turi svarbų susitikimą pirmadienį ryte ir projektą, kurį reikia pabaigti iki penktadienio – jis gali iš anksto suplanuoti laiką, kada atliks užduotis, kad jas atliktų laiku. Tai padeda išvengti paskutinės minutės streso ir leidžia užtikrinti, kad svarbūs darbai būtų atlikti pirmiausia.
Prioritetų nustatymas
Darbo kalendorius taip pat leidžia lengvai nustatyti prioritetus. Žinodami, kad svarbiausios užduotys turi būti atliktos pirmiausia – darbuotojai gali paskirstyti savo laiką taip, kad reikšmingiausi darbai būtų įvykdyti anksčiau, o mažesnės užduotys – vėliau.
„Pagal tyrimus, atliktus „Harvard Business Review“, darbuotojai, kurie savo užduotis rūšiuoja pagal prioritetus ir nepalieka svarbių darbų paskutinei minutei – tampa 25% produktyvesni. Tai rodo, kad aiškus planavimas ir prioritetų nustatymas labai svarbus siekiant produktyvumo“,- informuoja specialistė.
Laiko blokavimas
Laiko blokavimas – tai metodas, kai tam tikri darbo laikotarpiai skiriami tik tam tikriems uždaviniams atlikti. Pavyzdžiui, darbuotojas gali užblokuoti dvi valandas rytą tik e. pašto peržiūrai, o po pietų – dvi valandas projektui atlikti. Laiko blokavimas padeda išvengti pertrūkių ir leidžia koncentruotis į vieną užduotį tuo pačiu metu.
Kas mažina pertrūkius?
Vienas iš didžiausių produktyvumo žudikų yra dažni pertrūkių ir neplanuotų užduočių srautai. Be darbo kalendoriaus – darbuotojai gali lengvai nukrypti nuo svarbių užduočių ir praleisti svarbius terminus. Visgi, kai naudojamas darbo kalendorius – galima aiškiai nurodyti, kada ir kokią užduotį reikėtų atlikti.
Proaktyvus laiko valdymas
Darbo kalendorius skatina proaktyvų požiūrį į darbą, kai darbuotojas iš anksto žino – ką turi atlikti ir kada. Proaktyvumas yra susijęs su didesniu efektyvumu, nes darbuotojas stengiasi užbaigti užduotis prieš terminą, o ne palikti jas paskutinėms minutėms.
Pavyzdžiui, tyrimai rodo, kad darbuotojai, kurie savo užduotis žymi kalendoriuose ir seka savo pažangą, 20% greičiau užbaigia užduotis nei tie, kurie to nedaro.
Darbo kalendoriaus nauda emocinei gerovei ir mažesniam stresui
Vienas iš svarbiausių darbo kalendoriaus privalumų yra tas, kad jis padeda sumažinti stresą. Kai darbuotojai žino, ką turi atlikti ir kada, jie jaučiasi kontroliuojantys savo laiką ir mažiau linkę į paniką, kai artėja terminai. Tai ypač svarbu norint išvengti perdegimo.
Tyrimai rodo, kad darbuotojai, kurie planuoja savo darbo laiką naudodami kalendorius, 30% mažiau patiria darbo sukeliamą stresą ir perdegimą.